Lønn (dette må du vite)

Lønnssystem

For mange kjem den store omlegginga i rekneskapsrutinane den dagen dei tilset nokon. Regelverket i samband med tilsetjingar og utbetaling av lønn er omfattande. Å føra ein lønnsrekneskap kan vera komplisert dersom du ikkje har kontroll på korleis dette skal bokførast. Mange vel derfor å la ein rekneskapsførar ta seg av lønnskøyringa.

Vel du å gjere det sjølv, vil eit lønnssystem vere til god hjelp. Det finst mange ulike lønnssystem tilpassa ulike behov. Felles for dei fleste er at dei er bygde opp på ein slik måte at for eksempel feriepengar og arbeidsgjevaravgift vert rekna ut automatisk, a-meldinga kan sendast inn direkte via lønnssystemet, og du får ferdige lister som viser kva rekneskapskontoar du skal bokføre dei ulike transaksjonane på. Har du same lønns- og rekneskapssystem, vert transaksjonane ofte bokførte automatisk.

Dersom du vel å gjere det sjølv må du minst ha oversikt over følgjande:

Forskotstrekk/Skattetrekk

Som arbeidsgjevar må du trekkje skatt av lønna du betalar ut til dei tilsette. Kor mykje du skal trekkje finn du i skattekortet til lønnstakaren. Alle skattekort er elektroniske. Forskotstrekket skal setjast inn på ein sperra bankkonto for skattetrekk. Ønskjer du ikkje å bruke ein eigen skattetrekkskonto i banken din, må du ha ein bankgaranti som til kvar ei tid dekkjer uteståande skyldig skattetrekk.

Feriepengar

Du må også rekne ut og setje av feriepengar av lønn og anna arbeidsvederlag i rekneskapen din. Etter ferielova har tilsette krav på fire veker og ein dag ferie. Feriepengane utgjer då 10,2 prosent av feriepengegrunnlaget. Arbeidstakarar over 60 år har rett til ei veke ekstra ferie. For arbeidstakarar over 60 år er satsen 12,5 prosent.

Dersom de er omfatta av tariff - eller annan avtale som gjev ei femte ferieveke - er den ordinære satsen 12 prosent (14,3 prosent for arbeidstakarar over 60 år).

Arbeidsgjevaravgift

Når du har tilsette må du rekne ut og betale arbeidsgjevaravgift av lønn og anna godtgjersle som vert utbetalt, og naturalytingar. Hugs at du også må rekne ut og bokføre arbeidsgjevaravgift av feriepengane.

Reiserekning

Dersom du har tilsette som reiser i samband med arbeidet må de bli einige om korles dette skal godtgjerast. Det er i utgangspunktet fritt fram for deg og arbeidstakaren å avtale korleis reise- og diettkostnader skal dekkjast. Det er likevel klare reglar for kva som kan betalast ut trekkfritt.

Naturalytingar

Med naturalytingar i arbeidsforhold meiner ein gode arbeidstakaren får i anna enn pengar frå arbeidsgjevaren sin. Nokre kallar det også for frynsegode. Firmabil og fri telefon/internett er naturalytingar. Det same vil eit rimeleg lån frå arbeidsgjevaren vere.

Naturalytingar er som hovudregel skattepliktige for mottakaren, men det finst enkelte ytingar som er skattefrie.

Telefon/internett

Dekkjer du telefon og/eller internett som den tilsette også kan bruke privat må dette rapporterast som ein skattemessig fordel. Det vert bruka ein sjablongregel for skattlegging av fordel ved bruk av alle former for elektroniske kommunikasjonstenester (EK-tenester). Maksimal skattepliktig fordel er på kroner 4 392,-.

Desse opplysningane må du rapportere saman med lønna.

Firmabil

Har du tilsette som brukar ein bil som er eigd eller vert leasa av selskapet til privat bruk, skal den tilsette skattleggjast for denne fordelen. Det skal ikkje mykje privat bruk av ein bil til før skattlegging vert utløyst. Du bør derfor setje deg godt inn i reglane for dette før du tillet at dei tilsette brukar ein firmabil til privat bruk.

Lønnsslipp

Etter kvar lønnskøyring må du lage ein lønnsslipp til den tilsette. Denne skal beskrive lønn, forskotstrekk (skattetrekk), utrekningsgrunnlag for feriepengar og eventuelt andre trekk i lønna.

Skattebetalingsforskriften om dokumentasjon til skattyter

Sjukdom og sjukepengar (NAV)

Dersom ein arbeidstakar vert sjukmeld må du ha oversikt over kva for plikter du har som arbeidsgjevar. Du må normalt betale sjukepengar til den tilsette i 16 kalendardagar (arbeidsgjevarperioden). Dersom du betalar lønn til den sjukmelde utover arbeidsgjevarperioden, må du søkje om å få dette refundert frå NAV. Alternativt må du stoppe lønna til arbeidstakaren etter arbeidsgjevarperioden, og la NAV stå for utbetalinga direkte til den sjukmelde.

A-melding

Når du betalar ut lønn, kontantytingar, naturalytingar eller utgiftsgodtgjersler må du også levere a-melding til myndigheitene. Har du trekt forskostrekk skal også dette rapporterast i a-meldinga. Du skal rapportere innan den 5. i månaden etter utbetalinga. Det er utbetalingstidspunktet som styrer når du skal rapportere.

Betaling av forskotstrekk og arbeidsgjevaravgift

Skatt du har trekt av dei tilsette si lønn og rekna arbeidsgjevaravgift av skal betalast til myndigheitene seks gonger i året. Når du leverer a-meldinga får du ei tilbakemelding i Altinn (eventuelt direkte i lønnssystemet) med informasjon om beløp, kontonummer og KID-nummer.

Utleggstrekk

Dersom du har ein tilsett som pådreg seg gjeld eller andre pengekrav som personen ikkje betalar, kan du som arbeidsgjevar bli pålagd å trekkje vedkomande i lønn. Dette vert kalla utleggstrekk. Du får tydeleg beskjed om kor mykje du skal trekkje og til kven du skal betale. Det er berre offentlege myndigheiter som kan påleggje trekk i lønna til den tilsette.

Skatteetaten om utleggstrekk

Årleg samanstilling

Som arbeidsgjevar skal du etter årets slutt, innan 1. februar, gje inntektsmottakaren ei årleg samanstilling over alle rapporterte opplysningar. Samanstillinga skal i tillegg vise feriepengegrunnlaget, forskotstrekk og tilsettnummer bruka til å identifisere den tilsette i systema dine. Det er ikkje noko formkrav til korleis samanstillinga skal sjå ut, berre til innhaldet.

Skatteetaten om krav til innhald og eksempel på innhald i den årlege samanstillinga

Tvangsmulkt

Du kan bli ilagd tvangsmulkt ved for sein eller manglande levering av pliktige opplysningar til a-ordninga, eller dersom a-meldinga du leverer inneheld feile opplysningar.

Tvangsmulkta er 127 kroner (1/10 av eitt rettsgebyr) per inntektsmottakar med feil per dag. Hugs at mulkta fortset å auke til opplysningane er sende inn til feilen er retta. Maksimalt tak for mulkta er 1000 x 1277 kroner (eitt rettsgebyr) = 1 277 000 kroner.

Mulkta stoppar ikkje opp sjølv om du klagar på vedtaket du har fått. A-melding må leverast utan feil før mulkta stoppar.

Skatteetaten om tvangsmulkt og klage – a-melding