Praktisk styrearbeid
Styret og styrearbeid er meir enn ei pålagd oppgåve, og eit godt fungerande styre kan vere ein ressurs for verksemda. Det er derfor viktig å vere bevisst på korleis styret er sett saman og kva for kompetanse styremedlemane har.
Denne teksten er skriven for styrearbeid i aksjeselskap, men kan også nyttast som utgangspunkt for styrearbeid i andre organisasjonsformer.
Samansetning av styret
Styret vert valt av generalforsamlinga og må bestå av minst ein medlem. Eit godt styre består ofte av personar med ulik kompetanse som kan utfylle kvarandre for at verksemda kan nå måla sine.
Aksjelova om tilsette sin rett til å velja styremedlemmar
Oppgåvene og ansvaret til styret
Det er styret som set mål for verksemda, organiserer arbeidet og utøver kontroll. Styret skal:
- Føre tilsyn med aktiviteten til verksemda og den daglege leiinga. Dette betyr at styret skal sørgje for at verksemda er forsvarleg organisert, har klare ansvarslinjer og kvalifisert personell.
- Halde seg orientert om den økonomiske stillinga til verksemda.
- Sjå til at verksemda har ein forsvarleg eigenkapital og likviditet jamført med risikoen og omfanget av aktiviteten til verksemda. Dersom styret finn at eigenkapitalen ikkje er forsvarleg, pliktar styret straks å foreslå tiltak og kalle inn til generalforsamling.
- Sjå til at verksemda har tilstrekkelege planar, budsjett, økonomiske rapportar, forsikringar, retningslinjer og eventuell revisjon.
- Tilsetje/avsetje dagleg leiar.
- Kontrollere at dagleg leiar følgjer planar og rapporteringsrutinar. Styret kan fastsetje ein instruks for dagleg leiar. Har ikkje selskapet dagleg leiar skal dei andre i styret føre tilsyn med styreleiaren som i slike tilfelle utøver funksjonen som dagleg leiar.
Aksjelova – krav om styre og dagleg leiar i AS
Aksjelova om leiaren sine oppgåver og saksbehandling
Innkalling og førebuing til styremøtet
Det er styreleiaren som har ansvaret for å kalle inn til styremøte og at aktuelle saker blir behandla. Styreleiar kan delegere innkallinga til dagleg leiar. Både styremedlemar og dagleg leiar kan krevje at bestemde saker blir styrebehandla ved å ta kontakt med styreleiar. Innkallinga med sakliste og styrepapir bør sendest til styremedlemane seinast ei veke før styremøtet slik at medlemane har tid til å setje seg inn i sakene i forkant av møtet.
Den som førebur sakene skal leggje fram ei innstilling med forslag til vedtak for styret, anten det er dagleg leiar, styreleiar eller begge i samarbeid.
Det er styreleiaren som har ansvaret for dialogen med dagleg leiar.
Saksbehandlingen i styret
Styresakene skal behandlast i møte eller på annan forsvarleg måte. Det kan for eksempel vere som telefonmøte, videomøte eller e-post.
Styremøte skal gjennomførast ved behov. Aksjelova stiller ikkje krav til kor mange styremøte som skal gjennomførast i løpet av året.
Det er styret som gjennom strategiarbeidet sitt, set mål for den daglege leiinga, og som vedtek årsplanen for verksemda. Styreleiar har ansvaret for at årsplanen blir følgd.
Styremøta vert leia av styreleiaren, som er ansvarleg for at styret kan fatte avgjerd/vedtak i ei sak. Orden og struktur i styremøtet er viktig. Derfor er det ein fordel å behandle styresakene i tre trinn: presentasjon, diskusjon og vedtak.
Når er styret vedtaksfør?
Med mindre vedtektene seier noko anna så er styret vedtaksdyktig når meir enn halvparten av styret deltek i styrebehandlinga. Ein føresetnad for at styret er vedtaksdyktig er at alle styremedlemane har blitt kalla inn til møtet. Styreleiar har dobbelrøyst ved likt røystetal. Det vert tilrådd at styret gjennom diskusjon klarar å kome fram til eit samrøystes vedtak. Dagleg leiar er ikkje medlem i styret. Han/ho har talerett, men ikkje røysterett.
Aksjelova om når kan styret treffa avgjerd
Under saksbehandlinga kan både styremedlemar og dagleg leiar krevje ein protokolltilførsel, det vil seie at ein i vedtaket får gje til kjenne oppfatninga si av ei sak. Dette er særleg aktuelt ved usemje, og har noko å seie ved ei eventuell seinare vurdering av styremedlemar si erstatningsplikt.
Ein styremedlem kan berre stemme i saker ho/han har vore med på saksbehandlinga av.
Styreprotokoll
Ein styreprotokoll skal som minimum oppgje tid og stad, kven som deltok på møtet, behandlingsmåte og styrevedtak. Det er styreleiaren i selskapet som er ansvarlege for å føra protokoll. Om selskapet har dagleg leiar kan styreleiar delegera denne oppgåva til dagleg leiar. Dersom ein medlem av styret ikkje var med i behandlinga av ei sak på grunn av fråvær eller inhabilitet, skal dette kome fram av protokollen. Ved usemje om vedtak skal dette også gå fram av protokollen.
Styreprotokollen skal vera datert og signert av alle styremedlemane som har delteke i behandlinga.
Merknader til protokollen melder ein til styreleiar eller dagleg leiar så snart som mogeleg etter at protokoll er motteken. Behandling av merknader gjer ein i neste møte. Underskrift av protokoll gjer ein normalt også i neste styremøte.
Eksempel på styremøteprotokoll
Kven representerer styremedlemen?
Ein styremedlem representerer berre seg sjølv i styret. Det er likevel forventa at styremedlemen rapporterer til dei som har valt han/henne inn i styret gjennom dei kanalane som er naturlege.
Sjølv om styremedlemane representerer seg sjølve i styret, har dei eit ansvar for å arbeide for det som er best for den verksemda dei er valde inn i.
Styremedlemane vert valde for to år om gongen, dersom ikkje anna går fram av vedtektene. Styremedlemen kan trekkje seg før det er gått to år. Styremedlemen må varsle styret om oppseiinga av styrevervet. Dersom selskapet ikkje endrar styresamansetninga etter varselet, kan du som styremedlem melde eigen fråtreding. Dette melder ein på Samordna registermelding.
Brønnøysundregistera - korleis slette rolla di
Oppgåvene i styret ved sviktande inntekter
I ein situasjon med sviktande inntekter må styret vere spesielt merksame på deira tilsyns- og kontrolloppgåver og at dei har plikt til å setja i verk nødvendige tiltak viss eigenkapitalen søkk under eit forsvarleg nivå. Dette betyr at styret må leggja til rette for å møtast oftare for å behandla saker som er vesentleg for føretaksøkonomien og innkalla til generalforsamling for å gjera greie for situasjonen.
Inhabilitet
Spørsmål om inhabilitet kjem normalt opp i saker der det kan stillast spørsmål om ein styremedlem har ei særinteresse i saka. Med særinteresse meiner ein at saka må ha "særleg betydning" for styremedlemen sin eigen del eller styremedlemen sine nærståande. Særinteressa må vere ein framtredande personleg eller økonomisk interesse som er i konflikt med interessene til selskapet. Graden av interessekonflikt er avgjerande for om styremedlemen vert rekna som inhabil eller ikkje.
Aksjelova inneheld ingen nærmare reglar om styret si behandling av spørsmålet om inhabilitet. Den som kan vere inhabil, bør normalt ikkje delta i diskusjonar om eigen habilitet eller vere med i avgjerda av om det ligg føre inhabilitet. Det må avklarast før saksbehandlinga startar om det ligg føre inhabilitet. Den/dei som er vurdert å vere inhabil(e) må forlate styrerommet under behandlinga av saka. Dette skal gå fram i protokollen under gjeldande sak.
Representasjonen til aksjeselskapet utetter
Styret representerer selskapet utetter og teiknar dets firma (signatur). Styret kan tildele signatur eller prokura til styremedlemar, dagleg leiar eller namngjevne tilsette. Signatur og prokura kan gjevast til ein eller fleire personar i fellesskap.
Signatur
Signatur er ei fullmakt til å opptre og skrive under på vegner av eininga i alle samanhengar.
Prokura
Prokura er ei fullmakt til å opptre og skrive under på vegner av eininga i samband med den daglege drifta.
Nærmare informasjon om signatur og prokura finn du på brreg.no.
Brønnøysundregistera om roller, signatur og prokura
Registrering eller endring av signatur og prokura melder ein via Samordnet registermelding.
Dagleg leiar kan representerer aksjeselskapet utetter i saker som inngår i den daglege leiinga. Dette betyr saker som naturleg høyrer inn under selskapsdrifta. Saker som etter forholdet til selskapet er av “uvanleg art” eller har “mykje å seia” må behandlast av styret.
Erstatningsansvar
Styremedlemar kan gjerast erstatningsansvarlege for skadar som dei i rolla si som styremedlemar påfører selskapet, aksjonærar og andre. Reglane i aksjelova om styreansvar gjeld for alle som tek på seg verv som styremedlem i aksjeselskap.
Ein styremedlem er ansvarleg for å erstatte skadar som han eller ho i eigenskap av å vere styremedlem "forsettleg eller aktlaust" har påført ein annen. Forsettleg kan bety at noko er ei ønska handling, mens aktlaust kan bety at vedkomande er uforsiktig. Eit sentralt spørsmål ved vurderinga om noko er forsettleg eller aktlaust vil vere om styremedlemen har handla i strid med gjeldane lovreglar. Eller om styremedlemen har handla ut frå det som med rimeleg framferd kan krevjast av eit styremedlem under like omstende. Styreansvaret er eit individuelt ansvar, og kvar styremedlem skal vurderast for seg.
Styret sitt ansvar for å vurdere om selskapet har ein forsvarleg eigenkapital er eit typisk eksempel på ein situasjon der styret kan haldast erstatningsansvarleg. Kravet om forsvarleg eigenkapital inneber ei plikt for styret til å følgje med og vurdere om selskapet har ein forsvarleg eigenkapital og likviditet. Kravet betyr også at styret må la vere å gjennomføre handlingar som medfører at eigenkapitalen blir uforsvarleg låg eller likviditeten blir dårleg.
Aksjelova om handlingsplikta i styret
