Krav til vedlegg
Med vedlegg meiner ein dokumentasjon som vert bruka som grunnlag for bokføringa i rekneskapen din.
Kva krav blir det stilt til vedlegg?
Eit vedlegg kan for eksempel vere ein faktura, ei timeliste eller eit betalingsvedlegg. Bokføringsreglane brukar ikkje ordet vedlegg, men dokumentasjon. I praksis vert desse begrepa bruka om einannan.
Det vert stilt bestemte krav til kva type informasjon eit vedlegg skal innehalde. Eit av dei viktigaste krava er at dokumentasjonen skal vere korrekt og fullstendig, og det skal ikkje vere tvil om at vedlegget har tilknyting til verksemda di. Det er heller ikkje lov til å endre dokumentasjonen etter at han er laga. Endringar i beløp på ein utgåande faktura skal for eksempel gjerast ved at det vert laga ein kreditnota. Det er også gjeve ulike krav til ulike typar vedlegg. Det er viktig å oppfylle krava i bokføringsreglane om vedlegg, blant anna for å kunne dokumentere frådrag for kostnader og inngåande meirverdiavgift. I bokføringsforskrifta kapittel 5 finn du alle detaljane.
Bokføringslova om dokumentasjon av bokførte opplysningar
Bokføringsforskrifta om dokumentasjon av bokførte opplysningar
Primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon
Bokføringslova skil mellom primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon. Primærdokumentasjon vert nytta som grunnlag for sjølve bokføringa. Sekundærdokumentasjonen er gjerne tilleggsdokumentasjon som ikkje direkte fører til nokon transaksjonar i rekneskapen. Eksempel på sekundærdokumentasjon kan vere ein salsavtale, ein ordreseddel eller andre avtalar av betydning for verksemda.
I nokre tilfelle kan også sekundærdokumentasjonen bli primærdokumentasjon som følgje av at primærdokumentasjonen ikkje inneheld nok opplysningar. Dersom du sender ein faktura kor det står: "sal i samsvar med avtale" vil også sjølve avtalen reknast som primærdokumentasjon og må då oppbevarast like lenge som fakturaen.
Oppbevaring
Primærdokumentasjon må du som hovudregel oppbevare i 5 år. Sekundærdokumentasjon i 3,5 år.
Språk
Den dokumentasjonen du sjølv lagar skal vere på norsk, svensk, dansk eller engelsk (for eksempel utgåande faktura). Det vert i utgangspunktet ikkje stilt krav til språk på vedlegg som du får frå andre (for eksempel inngåande faktura), men myndigheitene kan krevje at vedlegg på andre språk enn nemnde over må omsetjast til eit av desse språka.
Bokføringslova om krav til språk
Nummerering av vedlegg
Vedlegga må systematiserast på ein måte som gjer at det er mogleg å kontrollere at rekneskapen er fullstendig. Vedlegga skal vere fortløpande nummererte, utan hull i nummerserien. Har du hull i nummerserien må du forklare kvifor. Du kan likevel bruke fleire nummerseriar for ulike typar vedlegg dersom det er formålstenleg. Ulike typar vedlegg kan for eksempel vere inngåande faktura, bankvedlegg og kassavedlegg.
