Rekneskapsrutinar og praktiske tips

Føring av rekneskapen

Rekneskapen gir deg ei oversikt over den økonomiske situasjonen og utviklinga i bedrifta di. Ein ajourholdt rekneskap er også eit av dei viktigaste styringsverktøya dine. Du kan føre rekneskapen sjølv, men har du ikkje kjennskap til regelverket bør du vurdere å få deg ein rekneskapsførar. Eventuelt kan du få ein rekneskapsførar til å hjelpe deg i startfasen.

I Noreg er rekneskapsregelverket delt i to. Ei verksemd er anten berre bokføringspliktig, eller bokførings- og rekneskapspliktig.

Dei fleste enkeltpersonføretaka er berre bokføringspliktige. Alle aksjeselskap er i tillegg rekneskapspliktige. Forenkla betyr dette at dei som er rekneskapspliktige må sende inn årsrekneskap til Rekneskapsregisteret, i tillegg til skattemelding/næringsspesifikasjon til Skatteetaten.

Skatteetaten – gode rutinar for dagleg drift

Ikkje bland økonomien til verksemda med privat økonomi

Opprett eigen bankkonto for bedrifta. Betal alle utgifter i næringa med middel frå verksemda. Eit systematisk skilje mellom privatøkonomien og økonomien til verksemda er viktig. Det kan vere både kostbart og tidkrevjande i etterkant å rydde opp i ein økonomi der økonomien til verksemda og privatøkonomien er blanda saman.

Rekneskapssystem

Vel du å føre rekneskapen sjølv er noko av det første du må ta stilling til val av rekneskapssystem. Eit rekneskapssystem må vere systematisk og oversiktleg. Det skal blant anna vere bygd opp på ein måte som gjer at du kan køyre ut rapportar som du er pliktig til å sende til myndigheitene. 

Systematisering av vedlegg

Du må ha eit system for å oppbevare og ta vare på vedlegga.

Vi klassifiserer gjerne vedlegga i ulike typar:

• Utgåande faktura (salsdokumentasjon)
• Kasseoppgjer (ved kontantsal)
• Bankvedlegg
• Inngåande faktura (kjøpsdokumentasjon)
• Diverse vedlegg

Det finst mange måtar å systematisere vedlegga på. Det vil være ulike behov frå verksemd til verksemd. Du må sjå kva som vil vere mest formålstenleg for deg. På vedlegga må du påføre ei tilvising til kor i rekneskapen vedlegget er bokført. Dagens teknologi opnar også for mange alternative måtar å systematisere på, og i dei fleste tilfella vil du kunne kaste papirvedlegga dersom du skannar dei og oppbevarer desse elektronisk. Har du ein rekneskapsførar avtalar du med vedkomande korleis du skal systematisere vedlegga.

For mange små verksemder er det greitt å systematisera bilaga i ein perm med skiljekort for å skilja ulike bilagstypar. Viss du oppbevarer bilaga elektronisk, kan det vera greitt å skilja bilagstypane i ulike mapper.

Gjer det til ein vane å sortere vedlegga så snart du får dei. På den måten har du kontroll og oversikt slik at det blir enkelt å bokføre når du eller rekneskapsføraren skal gjere det. Hugs også at vedlegga er verdipapir. Ein faktura eller ei kvittering for eit kjøp du har gjort i tilknyting til verksemda er med på å redusere skattegrunnlaget.

Når vedlegga er systematiserte, vil rekneskapsføringa vere enklare og mindre tidkrevjande. Dette vil redusere prisen du må betale for tenesta dersom du har ein ekstern rekneskapsførar.

Korleis skal kunden betale?

Skal du sende faktura, eller skal kunden gjere opp direkte når vara eller tenesta vert levert (kontantsal)? Det vert stilt ulike krav til salsdokumentasjon om du skal selje kontant eller om du skal sende faktura til kunden. Det er derfor viktig å avklare tidleg kva behovet ditt er slik at du er klar til å sende faktura eller ta imot kontant betaling så snart du startar opp.

Kontantsal (Direkte oppgjer)

Sel du kontant må du ha eit kassasystem som tilfredsstiller krava i bokføringsreglane. Alle brukarar av kassasystem må nytte eit produkterklært kassasystemdet må liggje føre ei erklæring frå leverandøren som stadfestar at kassasystemet tilfredsstiller krava i kassasystemlova og -forskrifta. Kontantsal er definert som sal der kjøparen betalar for vara eller tenesta når ho vert motteken. Dette gjeld både når betalinga skjer i form av kontantar, bankkort eller ulike betalingsløysingar på mobil (for eksempel Vipps).

Faktura

Det er klare krav til kva som krevst av informasjon på ein faktura i bokføringsforskrifta. Det er blant anna krav om at ein faktura skal ha eit fakturanummer som vert tildelt automatisk i eit program. Alternativt må du få trykt opp blankettar på eit trykkeri, der fakturablanketten inneheld fortløpande fakturanummer og det fulle namnet til føretaket, adressa og organisasjonsnummeret.

Når kunden ikkje betalar

Jo tidlegare du er ute med å purre, jo større er sjansen for å få inn pengane. Det er viktig at du følgjer dei formelle reglane ved purring og inkasso  for at kravet skal vere gjeldande. Ønskjer du for eksempel å krevje inn purregebyr kan du tidlegast gjere dette 14 dagar etter forfall.

Mva-rapportering

Er du mva-pliktig skal du levere mva-melding til myndigheitene kvar annan månad (terminvis). Når du har vore mva-registrert i eit år, kan du søkje om årleg innlevering dersom omsetninga di er under 1 million kroner. Fristen for å søkje om årstermin er 1. februar.

Uttak til innehavar/eigar

For innehavaren/eigaren er det ulike måtar å ta ut middel frå verksemda på, avhengig av organisasjonsforma.

I enkeltpersonføretak kan du sjølv bestemme kor mykje/lite du vil ta ut til eige forbruk. Du skattar av overskotet i verksemda uansett.

I eit aksjeselskap er du som eigar tilsett i selskapet på lik linje med andre arbeidstakarar. Aksjeselskapet har arbeidsgiveransvar for deg. Du får lønn samstundes som du opparbeider pensjonspoeng og sjukepenge- og dagpengerettar (sosiale rettar).

Som eigar kan du velje å ikkje vere tilsett i selskapet. Utbetalinga frå aksjeselskapet til eigaren kan også skje som utbyte. Men du opparbeider deg ikkje sosiale rettar av det som vert utbetalt som utbyte.

Lønn

For mange etablerarar kjem den store omlegginga i rekneskapsrutinane den dagen dei tilset nokon. Det er eit omfattande regelverk å ta stilling til i samband med tilsetjingar og utbetaling av lønn. Mange vel no å setje rekneskapen ut til ein reknskapsførar, eventuelt la rekneskapsføraren ta seg av lønnskøyringa.

Avskriving

Gjer du større investeringar i verksemda kan det hende at desse skal avskrivast over tid. Det er du som må vurdere om investeringa skal avskrivast, eller om du kan kostnadsføre investeringa i sin heilskap med ein gong. 

Når du avskriv ein eigedel betyr det i praksis at du frådragsfører verdifallet på eigedelen etter kvart som han vert bruka og slitst.

Avslutning av rekneskapen

Når rekneskapsåret er over skal rekneskapen avsluttast. Før du avsluttar må du sørgje for å få med alle kostnader og inntekter som skal vere med i perioden. Dette vert kalla for periodisering eller tidfesting. Har du varer på lager må du gjere ei vareteljing slik at varekostnaden for perioden vert korrekt.

Du skal dokumentere alle balansepostar av betydning. Det vil seie at du må vise kva som ligg bak kvar enkelt saldo i balanserekneskapen din. Eksempelvis skal saldoen i rekneskapen stemme med kontoutskrifta frå banken.

Skattemelding

Alle næringsdrivande som er skattepliktig må sende inn skattemelding. Fristen for å levere skattemeldinga er 31.mai kvart år. Frå og med 2024 (inntektsåret 2023) må rekneskapspliktige enkeltpersonføretak og alle selskap senda inn via eit rekneskaps- eller årsoppgjersprogram. Nokre enkeltpersonføretak kan levere skattemeldinga direkte på skatteetaten.no, men Skatteetaten oppmodar alle næringsdrivande til å levere via eit rekneskaps- eller årsoppgjersprogram.

Skatteetaten – innsending av skattemelding frå system

Årsrekneskap

I tillegg til å sende inn skattemelding til Skatteetaten må alle som er rekneskapspliktige også sende inn årsrekneskap til Rekneskapsregisteret. Siste frist for innsending er 31. juli for verksemder som avsluttar rekneskapen per 31.12.

Brønnøysundregistera om regnskapsplikt

Må eg ha revisor?

Om du må ha revisor er avhengig blant anna av kva for organisasjonsform du registrerer og storleiken på omsetninga. Enkeltpersonføretak er normalt berre bokføringspliktige og treng ikkje revisor. Aksjeselskap kan normalt velje å ikkje ha revisor når omsetninga er på under 7 millionar kroner. Andre rekneskapspliktige selskap med over 7 millionar kroner i omsetning har i utgangspunktet plikt til å ha revisor.

Oppbevaring av rekneskapsmateriale

Vedlegg og anna rekneskapsmateriale skal som hovudregel oppbevarast i 5 år. Vel du å oppbevare vedlegga elektronisk krevst det at du tek sikkerheitskopi. Når du har teke sikkerheitskopi av det elektroniske materialet kan du kaste papira. Materialet må oppbevarast på ein måte som gjer at du på førespurnad kan skrive desse ut på papir i heile den lovpålagde oppbevaringsperioden.

Ønskjer du å lære meir?

Skatteetaten arrangerer kurs tilpassa deg som nettopp har starta verksemd. Kursa er gratis, og du kan følgja anten digitale webinarer eller fysiske kurs i Oslo.

Skatteetaten har også laget opplæringsfilmer som går gjennom mange av temaene fra kurset. Disse kan du ha nytte av når du for eksempel skal betale skatt, registrere merverdiavgift eller sende inn skattemelding.

Skatteetaten sine kurs for nye næringsdrivande