Lønn (dette må du vite)

Lønnssystem

For mange kommer den store omleggingen i regnskapsrutinene den dagen de ansetter noen. Regelverket i forbindelse med ansettelser og utbetaling av lønn er omfattende. Å føre et lønnsregnskap kan være komplisert dersom du ikke har kontroll på hvordan dette skal bokføres. Mange velger derfor å la en regnskapsfører ta seg av lønnskjøringen.

Velger du å gjøre dette selv, vil et lønnssystem være til god hjelp. Det finnes mange ulike lønnssystemer tilpasset ulike behov. Felles for de fleste er at de er bygd opp på en slik måte at for eksempel feriepenger og arbeidsgiveravgift beregnes automatisk, a-meldingen kan sendes inn direkte via lønnssystemet, og du får ferdige lister som viser hvilke regnskapskonti du skal bokføre de ulike transaksjonene på. Har du samme lønns- og regnskapssystem bokføres transaksjonene ofte automatisk.

Dersom du velger å gjøre det selv må du minst ha oversikt over følgende:

Forskuddstrekk/Skattetrekk

Som arbeidsgiver må du trekke skatt av lønnen du utbetaler til dine ansatte. Hvor mye du skal trekke finner du i lønnstakerens skattekort. Alle skattekort er elektroniske. Forskuddstrekket skal settes inn på en sperret bankkonto for skattetrekk. Ønsker du ikke å bruke en egen skattetrekkskonto i banken din, må du ha en bankgaranti som til enhver tid dekker utestående skyldig skattetrekk.

Feriepenger

Du må også beregne og sette av feriepenger av lønn og annet arbeidsvederlag i regnskapet ditt. Etter ferieloven har ansatte krav på fire uker og en dag ferie. Feriepengene utgjør da 10,2 prosent av feriepengegrunnlaget. Arbeidstakere over 60 år har rett til en uke ekstra ferie.  For arbeidstakere over 60 år er satsen 12,5 prosent.

Hvis dere er omfattet av tariff - eller annen avtale som gir en femte ferieuke - er den ordinære satsen 12 prosent (14,3 prosent for arbeidstakere over 60 år).

Arbeidsgiveravgift

Når du har ansatte må du beregne og betale arbeidsgiveravgift av lønn og annen godtgjørelse som utbetales, samt naturalytelser. Husk at du også må beregne og bokføre arbeidsgiveravgift av feriepengene.

Reiseregning

Hvis du har ansatte som reiser i forbindelse med arbeidet må dere bli enige om hvordan dette skal godtgjøres. Det er i utgangspunktet fritt frem for deg og arbeidstakeren å avtale hvordan reise- og diettkostnader skal dekkes. Det er imidlertid klare regler for hva som kan utbetales trekkfritt. 

Naturalytelser

Med naturalytelser i arbeidsforhold menes goder arbeidstakeren mottar i annet enn penger fra sin arbeidsgiver. Noen kaller det også for frynsegoder. Firmabil og fri telefon/internett er naturalytelser. Det samme vil et rimelig lån fra arbeidsgiver være.

Naturalytelser er som hovedregel skattepliktig for mottakeren, men det finnes enkelte ytelser som er skattefrie.

Telefon/internett

Dekker du telefon og/eller internett som den ansatte også kan bruke privat må dette innberettes som en skattemessig fordel. Det brukes en sjablongregel for beskatning av fordel ved bruk av alle former for elektroniske kommunikasjonstjenester (EK-tjenester). Maksimal skattepliktig fordel er på kroner 4 392,-.

Disse opplysningene må du innberette sammen med lønnen.

Firmabil

Har du ansatte som bruker en bil som eies eller leases av selskapet til privat bruk, skal den ansatte skattlegges for denne fordelen. Det skal ikke mye privat bruk av en bil til før beskatning utløses. Du bør derfor sette deg godt inn i reglene for dette før du tillater at de ansatte bruker en firmabil til privat bruk.

Lønnsslipp

Etter hver lønnskjøring må du lage en lønnsslipp til den ansatte. Denne skal beskrive lønn, forskuddstrekk (skattetrekk), beregningsgrunnlag for feriepenger og eventuelt andre trekk i lønnen. 

Skattebetalingsforskriften om dokumentasjon til skattyter

Sykdom og sykepenger (NAV)

Hvis en arbeidstaker blir sykmeldt må du ha oversikt over hvilke plikter du har som arbeidsgiver. Du må normalt betale sykepenger til den ansatte i 16 kalenderdager (arbeidsgiverperioden). Hvis du betaler lønn til den sykmeldte utover arbeidsgiverperioden, må du søke om å få dette refundert fra NAV. Alternativt må du stoppe lønnen til arbeidstakeren etter arbeidsgiverperioden, og la NAV stå for utbetalingen direkte til den sykmeldte.

A-melding

Når du betaler ut lønn, kontantytelser, naturalytelser eller utgiftsgodtgjørelser må du også levere a-melding til myndighetene. Har du trukket forskuddstrekk skal også dette rapporteres i a-meldingen. Du skal rapportere innen den 5. i måneden etter utbetalingen. Det er utbetalingstidspunktet som styrer når du skal rapportere.

Betaling av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift

Skatt du har trukket av de ansattes lønn og beregnet arbeidsgiveravgift skal betales til myndighetene seks ganger i året. Når du leverer a-melding får du en tilbakemelding i Altinn (eventuelt direkte i lønnssystemet) med informasjon om beløp, kontonummer og KID-nummer.

Utleggstrekk

Hvis du har en ansatt som pådrar seg gjeld eller andre pengekrav som personen ikke betaler, kan du som arbeidsgiver bli pålagt å trekke vedkommende i lønn. Dette kalles utleggstrekk. Du får tydelig beskjed om hvor mye du skal trekke og til hvem du skal betale. Det er kun offentlige myndigheter som kan pålegge trekk i den ansattes lønn.

Skatteetaten om utleggstrekk

Årlig sammenstilling

Som arbeidsgiver skal du etter årets slutt, innen 1. februar, gi inntektsmottakeren en årlig sammenstilling over alle innrapporterte opplysninger. Sammenstillingen skal i tillegg vise feriepengegrunnlaget, forskuddstrekk og ansattnummer brukt til å identifisere den ansatte i dine systemer. Det er ikke noen formkrav til hvordan sammenstillingen skal se ut, bare til innholdet.

Skatteetaten om krav til innhold og eksempel på innhold i den årlige sammenstillingen

Tvangsmulkt

Tvangsmulkt kan ilegges ved for sen eller manglende levering av pliktige opplysninger til a-ordningen, eller hvis a-meldingen man leverer inneholder uriktige opplysninger.

Tvangsmulkten er 127 kroner (1/10 av ett rettsgebyr) per inntektsmottaker med feil per dag. Husk at mulkten løper til opplysningene er sendt inn eller feilen er rettet. Maksimalt tak for mulkten er 1 000 x 1 277 kroner (ett rettsgebyr) = 1 277 000 kroner.

Mulkten stopper ikke opp selv om du klager på vedtaket du har mottatt. A-melding må leveres uten feil før mulkten stopper.

Skatteetaten om tvangsmulkt og klage – a-melding