Budsjett i driftsfasen

Hva bør du ha oversikt over?

Det er mye enklere å lage et godt budsjett når du har drevet virksomheten en stund. Da har du erfaringstall i regnskapet å ta utgangspunkt i, og kjenner hvor "skoen trykker". For å planlegge neste års inntekter og kostnader kan det være greit å tenke gjennom hva som trengs for å nå det målet du har satt for virksomheten din.

• Hvordan er den generelle prisutviklingen?
• Hvordan er prisutviklingen på produktet eller tjenesten?
• Er det noen endringer i bransjen som påvirker inntekter eller kostnader?
• Må du investere i nye maskiner eller annet utstyr?
• Hvordan skal eventuelle nye investeringer finansieres?
• Skal virksomheten utvide?
• Skal du ansette flere?
• Planlegges det andre endringer i driften som påvirker kostnadene og inntektene?

Det er du, og eventuelt dine ansatte, som kjenner virksomheten best. Involver gjerne de ansatte i budsjettarbeidet.

Vær realistisk

Mange har en tendens til å være litt for optimistiske i budsjettarbeidet. Inntektene overvurderes og kostnadene undervurderes. I budsjettsammenheng bør du være nøktern med tanke på inntektene, og ta godt i når det gjelder kostnadene.

Praktisk budsjettarbeid

Budsjettering handler i hovedsak om tre budsjetter:

• Investeringsbudsjett
• Driftsbudsjett (resultatbudsjett)
• Likviditetsbudsjett

Investeringsbudsjett

Dette budsjettet skal vise en oversikt over hva du tenker å investere de nærmeste årene.

Et investeringsbudsjett trenger ikke være mer komplisert enn en oversikt over nødvendige investeringer, prisen på investeringen og eventuelt hvordan dette tenkes finansiert. Det er også greit å få med i budsjettet hvor mange år for eksempel anleggsmidlet skal avskrives.

Driftsbudsjett

I et driftsbudsjett forsøker du å forutsi forventede inntekter og kostnader i budsjetteringsperioden, og i hvilken grad selskapet forventes å gå med overskudd eller underskudd. Dette budsjettet kan du sammenligne med det reelle regnskapet ditt gjennom året, og på den måten fange opp uønsket utvikling tidlig.

De fleste bruker høsten til å lage neste års budsjett. Bruk aktivt regnskapet for inneværende år i budsjettarbeidet, og lag gjerne en prognose (en skjønnsmessig vurdering) for resultatet ut året. Da har du gode erfaringstall å bruke som utgangspunkt for neste års budsjett. Videre går du gjennom de ulike regnskapskontoene og vurderer eventuelle endringer i kostnads- eller inntektsbildet som kan få konsekvenser for budsjettet.

Hvis du for eksempel vet at dere til neste år skal produsere og selge et nytt produkt, vil det naturlig oppstå nye kostnader, alt fra produksjon til markedsføring og salg. En god kalkyle er et godt utgangspunkt for vurdering av kostnader og inntekter for dette produktet.

Skal du gjøre en større investering må du også vurdere om investeringen skal kostnadsføres med en gang eller avskrives over tid. Dette vil ha betydning for driftsbudsjettet.

Dokumentmal: Driftsbudsjett

Periodiske budsjetter

For å benytte budsjettet som styringsverktøy gjennom året, bør du splitte det opp i perioder. Fordel inntekter og kostnader for hver måned. Tenk også gjennom om det er sesongvariasjoner, og budsjetter inntekter og kostnader måned for måned. Når du sammenligner budsjettet hver måned mot det reelle regnskapet, vil du tidlig kunne ta tak i eventuelle avvik og justere kursen.

Likviditetsbudsjett

Likviditet betyr betalingsevne. Likviditetsbudsjettet skal vise pengestrømmen i selskapet. Her prøver du i realiteten å forutse forventede bevegelser på bankkontoen din. På den måten kan du se om du har midler nok til å gjøre opp dine forpliktelser når de forfaller til betaling. Ser du at du en periode vil få problemer med å betale dine forpliktelser, kan du på forhånd for eksempel avtale en kassekreditt med banken din.

Har du laget et investeringsbudsjett og et driftsbudsjett har du et godt utgangspunkt når du skal starte med likviditetsbudsjettet.

Begynn gjerne med inntektene. Selger du på kreditt og har 30 dagers betalingsfrist, vil inntektene i likviditetsbudsjettet komme en måned etter at inntektene er budsjettert i driftsbudsjettet. Husk å ta med eventuell merverdiavgift i likviditetsbudsjettet. Det er pengestrømmen du skal budsjettere her.

Gå så gjennom kostnadene. Her må du se på betalingsfristene på fakturaene. Har du en måned kredittid vil du først betale kjøpet en måned etter at kostnaden er tatt med i driftsbudsjettet. I likviditetsbudsjettet skal du også ta med merverdiavgiften på fakturaen.

Har du planlagt større investeringer må du også ta disse med. Når skal dette betales? Må du ta opp lån for å betale? Både innskuddet og tilbakebetaling av et eventuelt lån skal med i likviditetsbudsjettet.

Merverdiavgiften skal vanligvis betales seks ganger i året. Merverdiavgiften for januar og februar skal for eksempel betales i april. Da må du se på inntektene og kostnadene i januar og februar for å beregne hvor mye merverdiavgift du skal betale i april.

Dokumentmal: Likviditetsbudsjett.xls