Faktura (salgsdokumentasjon)

Det er kun to måter å utstede en faktura på:

• Bruke et fakturaprogram hvor fakturanummer tildeles maskinelt, eller
• Bruke fakturablanketter med påtrykte fakturanummer fra trykkeri. Her må også foretaksnavn og organisasjonsnummer fremkomme

Bokføringsforskriften om nummerering og datering av salgsdokument

Fakturaen må inneholde:

• Dato for salget
• Selgers navn og organisasjonsnummer
• Bokstavene MVA etter organisasjonsnummeret hvis du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
• Kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer
• En klar beskrivelse av varen eller tjenesten
• Tidspunkt og sted for levering av varen eller tjenesten
• Pris med MVA spesifisert i norske kroner
• Total pris
• Vederlag
• Betalingsfrist

For aksjeselskaper (AS) og allmennaksjeselskaper (ASA) må ordet "Foretaksregisteret" komme frem på fakturaen. Det samme gjelder for norskregistrerte utenlandske foretak (NUF) som er registrert i Foretaksregisteret. Eksempel: Bedriften AS, org.nr 123 456 789 MVA Foretaksregisteret.

Dersom du på samme faktura har både mva-pliktige og mva-frie salg må du spesifisere dette på egne linjer. Har du ulike mva-satser skal dette også spesifiseres på egne linjer i fakturaen.

Bokføringsforskriften om dokumentasjon av salg av varer og tjenester

Kreditnota

Har du sendt ut feil faktura, eller ønsker å endre en utsendt faktura av andre grunner, kan du lage en kreditnota. En kreditnota brukes for å korrigere tidligere faktura. Det er samme krav til dokumentasjon av en kreditnota som det er til en faktura. Når en kreditnota skal rette feil i tidligere utsendt faktura skal den alltid inneholde en referanse til fakturaen det gjelder. 

Regnskapsstiftelsen om utstedelse av kreditnota

Salg over internett (netthandel)

Selger du varer eller tjenester over internett (nettbutikk, apper og lignende) skal salget dokumenteres etter de ordinære reglene for kredittsalg (faktura). Dette gjelder selv om salget i utgangspunktet er å anse som kontantsalg etter bokføringsreglene.

Med salg over internett menes salg der kunden både bestiller og betaler via en nettløsning uten at vedkommende må fysisk innom forretningsstedet. Har du for eksempel en løsning der kunden kan bestille en vare over nett, men må hente og betale varen i butikk, vil dette anses som et ordinært kontantsalg.

Skatteetaten om internettsalg etter kassasystemlova og bokføringsforskriften

Elektronisk faktura

En elektronisk faktura blir sendt som en datafil fra fakturautsteder til mottaker. Filen skal kunne importeres direkte i fakturamottakers økonomisystem og behandles maskinelt. Et PDF-dokument er ikke en elektronisk faktura.

Selger du til en offentlig virksomhet vil de kreve at du sender faktura elektronisk, for innkjøp som er omfattet av anskaffelsesloven (over 100 000 kroner eksklusive merverdiavgift). Dokumentene må være i samsvar med standarden "Elektronisk handelsformat" (EHF).

Digitaliseringsdirektoratet om EHF-standarden

Forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser

Hvis du ikke har et fakturasystem som støtter EHF-standarden, finnes det ulike webfakturaportaler som leverer løsninger der du kan sende en slik faktura fra.