Kontantsalg og kassasystem

Kassasystem

Du må ha et kassasystem som tilfredsstiller kravet til kontantsalg i bokføringsreglene. 

Bokføringsforskriften om dokumentasjon av kontantsalg

Bokføringspliktige med kontantsalg må benytte et produkterklært kassasystemProdukterklæring innebærer at leverandøren av kassasystemet har sendt inn et skjema til Skatteetaten (produkterklæringen) og gjennom dette bekreftet at kassasystemet tilfredsstiller kravene i kassasystemloven og -forskriften. Produkterklæringen skal følge med kassasystemet ved salg, utleie eller utlån. Skatteetaten har til enhver tid oversikt over hvilke kassasystemer som er produkterklært.

Skatteetaten – oversikt over kassasystemer med produkterklæring

Bokføringspliktige som ikke bruker et produkterklært kassasystem vil kunne ilegges et overtredelsesgebyr på ti rettsgebyr (per tiden 12 770 kroner), og det dobbelte ved gjentatte overtredelser innen ett år.

Skatteforvaltningslovens bestemmelser om overtredelsesgebyr

Registrering og kvittering

Alle salg skal registreres på kassasystemet med en gang salget skjer. Har du et kassasystem med display skal dette være lett synlig for kunden.

Ved hvert salg skal det skrives ut en salgskvittering som skal gis til kunden. Dette gjelder likevel ikke dersom det benyttes en integrert betalingsløsning løsning hvor informasjon om salget sendes fra kassasystemet til betalingsløsningen, og betalingen registreres automatisk i kassasystemet, og kunden ikke ønsker kvittering.

Bokføringsforskriften om dokumentasjon av kontantsalg

Dagsoppgjør

Ved dagens slutt må du skrive ut eller lagre en sammenstilling av dagens registreringer i kassasystemet (Z-rapport). Kontantbeholdning og rapport fra hver enkelt betalingsterminal skal avstemmes mot opplysningene på Z-rapporten.

Eventuelle differanser må du forklare. Det skal fremgå hvem som har foretatt opptelling av kontantbeholdningen og avstemt kontantsalget.

Bokføringsforskriften om krav til registreringer i kassasystemet

Bokføringsforskriften om dagsoppgjør

Bankterminal og betalingsløsninger på mobil

En bankterminal er i seg selv ikke et kassasystem. Det finnes imidlertid mange leverandører som tilbyr integrerte løsninger for kassasystem og bankterminal. Heller ikke betalingsløsninger på mobil (for eksempel Vipps) kan i seg selv erstatte kravet til kassasystem.

Unntak fra kravet om kassasystem

Har du kontantsalg under kroner 50 000 (eksklusiv mva) per år trenger du ikke å ha et kassasystem. Det samme gjelder dersom du driver ambulerende virksomhet eller har sporadisk kontantsalg, og salget eksklusiv mva er under 3 x folketrygdens grunnbeløp (for tiden kroner 372 084) i løpet av et regnskapsår. Du må da dokumentere kontantsalget på en av disse måtene:

• Fortløpende i innbundet bok der sidene er forhåndsnummererte.
• Ved gjenpart av daterte forhåndsnummererte salgsbilag (kvitteringsblokk eller lignende)
• Ved datert og signert oppstilling over ut- og innleverte varer og kontanter.

Dersom du har et fakturasystem som kan utstede kontantfaktura i samsvar med bokføringsreglenes krav til innhold i en ordinær faktura, kan du i noen tilfeller velge å bruke dette i stedet for å ha et kassasystem. Det må da foretas en daglig opptelling av kassabeholdningen som avstemmes mot de utstedte kontantfakturaene. 

Bokføringsforskriften om unntak fra kravene om dokumentasjon av kontantsalg

Skatteetaten om unntak for krav til kassasystem ved lavt kontantsalg

Skatteetaten om unntak fra kravene om kassaapparat (sporadisk og ambulerende)

Skatteetaten om bruk av kontantfaktura som alternativ til kassasystem

Egne regler for noen bransjer

I noen bransjer er det gitt enda mer spesifiserte krav til dokumentasjon av kontantsalg. Dette gjelder for eksempel frisører, taxinæringen og serveringssteder med alkoholservering. Du finner disse særreglene i bokføringsforskriften.

Bokføringsforskriften - om tilleggsbestemmelser og særlige regler for enkelte næringer og bransjer

Bokføringsforskriften om kontantomsetning - frisører, hårpleie og skjønnhetspleie

Bokføringsforskriften om kontantomsetning – serveringssteder

Bokføringsforskriften om kontantomsetning - taxinæringen

Salg over internett eller ved oppkrav

Salg over internett eller ved oppkrav regnes ikke som kontantsalg etter bokføringsreglene. Dette gjelder selv om betaling skjer ved levering. Salg over internett eller ved oppkrav skal dokumenteres etter de ordinære reglene for kredittsalg (faktura).

Skatteetaten om internettsalg etter kassasystemlova og bokføringsforskriften