Krav til bilag
Med bilag menes dokumentasjon som brukes som grunnlag for bokføringen i regnskapet ditt.
Hvilke krav stilles det til bilagene?
Et bilag kan være en faktura, en timeliste eller et betalingsbilag. Bokføringsreglene bruker ikke ordet bilag, men dokumentasjon. I praksis brukes disse begrepene om hverandre. Det stilles bestemte krav til hvilken type informasjon et bilag skal inneholde. Et av de viktigste kravene er at dokumentasjonen skal være korrekt og fullstendig, og det skal ikke være i tvil om at bilaget har tilknytning til virksomheten din. Det er heller ikke lov til å endre dokumentasjon etter at den er laget.
Endringer i beløp på en utgående faktura skal for eksempel gjøres ved at det lages en kreditnota. Det er også gitt ulike krav til ulike bilagstyper. Det er viktig å oppfylle bokføringsreglenes krav til bilag blant annet for å kunne dokumentere fradrag for kostnader og inngående merverdiavgift. I bokføringsforskriften kapittel 5 finner du alle detaljene.
Bokføringsloven om dokumentasjon av bokførte opplysninger
Bokføringsforskriften om dokumentasjon av bokførte opplysninger
Primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon
Bokføringsloven skiller mellom primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon. Primærdokumentasjon benyttes som grunnlag for selve bokføringen. Sekundærdokumentasjon er gjerne tilleggsdokumentasjon som ikke direkte fører til noen transaksjoner i regnskapet. Eksempel på sekundærdokumentasjon kan være en salgsavtale, en ordreseddel eller andre avtaler av betydning for virksomheten.
I noen tilfeller kan også sekundærdokumentasjon bli primærdokumentasjon som følge av at primærdokumentasjonen ikke inneholder nok opplysninger. Hvis du sender en faktura hvor det står: "Salg i henhold til avtale" vil også selve avtalen anses som primærdokumentasjon og må da oppbevares like lenge som fakturaen.
Oppbevaring
Primærdokumentasjon må du som hovedregel oppbevare i 5 år. Sekundærdokumentasjon i 3,5 år.
Bokføringsloven om oppbevaring
Språk
Den dokumentasjonen du selv lager skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk (for eksempel utgående faktura). Det stilles i utgangspunktet ikke krav til språk på bilag som du mottar fra andre (for eksempel inngående faktura), men myndighetene kan kreve at bilag på andre språk enn nevnt over må oversettes til et av disse språkene.
Bokføringsloven om krav til språk
Nummerering av bilag
Bilagene må systematiseres på en måte som gjør at det er mulig å kontrollere at regnskapet er fullstendig. Bilagene skal være fortløpende nummerert, uten hull i nummerserien. Har du hull i nummerserien må du forklare hvorfor. Du kan imidlertid bruke flere nummerserier for ulike typer bilag dersom det er hensiktsmessig. Ulike typer bilag kan for eksempel være inngående faktura, bankbilag og kassebilag.
