Regnskapsrutiner og praktiske tips

Føring av regnskapet

Regnskapet gir deg en oversikt over den økonomiske situasjonen og utviklingen i bedriften din. Et ajourholdt regnskap vil derfor være et av dine viktigste styringsverktøy. Du kan føre regnskapet selv, men har du ikke kjennskap til regelverket bør du vurdere å få deg en regnskapsfører. Eventuelt kan du få en regnskapsfører til å hjelpe deg i startfasen.

I Norge er regnskapsregelverket delt i to. En virksomhet er enten kun bokføringspliktig, eller bokførings- og regnskapspliktig.

De fleste enkeltpersonforetak er kun bokføringspliktige. Alle aksjeselskaper er i tillegg regnskapspliktige. Forenklet betyr dette at de som er regnskapspliktige må sende inn årsregnskap til Regnskapsregisteret, i tillegg til skattemelding/næringsspesifikasjon til Skatteetaten.

Skatteetaten – gode rutiner for daglig drift

Ikke bland virksomhetens økonomi med privat økonomi

Opprett egen bankkonto for virksomheten. Betal alle utgifter i næringen med midler fra virksomheten. Et systematisk skille mellom privatøkonomi og virksomhetens økonomi er viktig. Det kan være både kostbart og tidkrevende i etterkant å rydde opp i en økonomi der virksomhetens økonomi og privatøkonomien er blandet sammen.

Regnskapssystem

Velger du å føre regnskapet selv er noe av det første du må ta stilling til valg av regnskapssystem. Et regnskapssystem må være systematisk og oversiktlig. Det skal blant annet være bygd opp på en måte som gjør at du kan kjøre ut rapporter som du er pliktig til å sende til myndighetene. 

Systematisering av bilag

Du må ha et system for å oppbevare og ta vare på bilagene. Vi klassifiserer gjerne bilagene i ulike typer:

Utgående faktura (salgsdokumentasjon)
Kasseoppgjør (ved kontantsalg)
Bankbilag
Inngående faktura (kjøpsdokumentasjon)
Diverse bilag

Det finnes mange måter å systematisere bilagene på. Det vil være ulike behov fra virksomhet til virksomhet. Du må se hva som vil være mest hensiktsmessig for deg. På bilagene må du påføre en henvisning til hvor i regnskapet bilaget er bokført. Dagens teknologi åpner også for mange alternative måter å systematisere på, og i de fleste tilfeller vil du kunne kaste papirbilagene hvis du skanner dem og oppbevarer disse elektronisk. Har du en regnskapsfører avtaler du med vedkommende hvordan du skal systematisere bilagene.

For mange små virksomheter er det greit å systematisere bilagene i en perm med skillekort for å skille ulike bilagstyper. Hvis du oppbevarer bilagene elektronisk, kan det være greit å skille bilagstypene i ulike mapper.

Gjør det til en vane å sortere bilagene så snart du får dem. På den måten har du kontroll og oversikt slik at det blir enkelt å bokføre når du eller regnskapsfører skal gjøre det. Husk også at bilagene er verdipapirer. En faktura eller en kvittering for et kjøp du har gjort i tilknytning til virksomheten er med på å redusere skattegrunnlaget.

Når bilagene er systematisert, vil regnskapsføringen være enklere og mindre tidkrevende. Dette vil redusere prisen du må betale for tjenesten hvis du har en ekstern regnskapsfører.

Hvordan skal kunden betale?

Skal du sende faktura, eller skal kunden gjøre opp direkte når varen eller tjenesten leveres (kontantsalg)? Det stilles ulike krav til salgsdokumentasjon om du skal selge kontant eller om du skal sende faktura til kunden. Det er derfor viktig å avklare tidlig hva ditt behov er slik at du er klar til å sende faktura eller ta imot kontant betaling så snart du starter opp.

Kontantsalg (Direkte oppgjør)

Selger du kontant må du ha et kassasystem som tilfredsstiller kravene i bokføringsreglene. Alle brukere av kassasystemer må benytte et produkterklært kassasystem det må foreligge en erklæring fra leverandøren som bekrefter at kassasystemet tilfredsstiller kravene i kassasystemloven og -forskriften. Kontantsalg er definert som salg der kjøperen betaler for varen eller tjenesten når den mottas. Dette gjelder både når betalingen skjer i form av kontanter, bankkort eller ulike betalingsløsninger på mobil (for eksempel Vipps).

Faktura

Det er klare krav til hva som kreves av informasjon på en faktura i bokføringsforskriften. Det er blant annet krav om at en faktura skal ha et fakturanummer som tildeles automatisk i et program. Alternativt må du få trykket opp blanketter på et trykkeri, der fakturablanketten inneholder fortløpende fakturanummer samt foretakets fulle navn, adresse og organisasjonsnummer.

Når kunden ikke betaler

Jo tidligere du er ute med å purre, jo større er sjansen for å få inn pengene. Det er viktig at du følger de formelle reglene ved purring og inkasso slik at det ubetalte kravet blir korrekt fulgt opp. Ønsker du for eksempel å kreve inn purregebyr kan du tidligst gjøre dette 14 dager etter forfall.

Mva-rapportering

Er du mva-pliktig skal du levere mva-melding til myndighetene hver annen måned (terminvis). Når du har vært mva-registrert i ett år, kan du søke om årlig innlevering dersom omsetningen din er under 1 million kroner. 
Fristen for å søke om årstermin er 1. februar.

Uttak til innehaver/eier

For innehaver/eier er det ulike måter å ta ut midler fra virksomheten på, avhengig av organisasjonsformen.

I et enkeltpersonforetak kan du selv bestemme hvor mye/lite du vil ta ut til eget forbruk. Du skatter av overskuddet i virksomheten uansett.

I et aksjeselskap er du som eier ansatt i selskapet på lik linje med andre arbeidstakere. Aksjeselskapet har arbeidsgiveransvar for deg. Du mottar lønn samtidig som du opparbeider pensjonspoeng og sykepenge- og dagpengerettigheter (sosiale rettigheter).

Som eier kan du velge å ikke være ansatt i selskapet. Utbetalingen fra aksjeselskapet til eieren kan også skje som utbytte. Du opparbeider deg imidlertid ikke sosiale rettigheter av det som utbetales som utbytte.

Lønn

For mange etablerere kommer den store omleggingen i regnskapsrutinene den dagen de ansetter noen. Det er et omfattende regelverk å forholde seg til i forbindelse med ansettelser og utbetaling av lønn. Mange velger nå å sette regnskapet ut til en regnskapsfører, eventuelt la regnskapsfører ta seg av lønnskjøringen.

Avskrivning

Foretar du større investeringer i virksomheten kan det hende at disse skal avskrives over tid. Det er du som må vurdere om investeringen skal avskrives, eller om du kan kostnadsføre investeringen i sin helhet med en gang. 

Når du avskriver en eiendel betyr det i praksis at du fradragsfører verdifallet på eiendelen etter hvert som den brukes og slites.

Avslutning av regnskapet

Når regnskapsåret er over, skal regnskapet avsluttes. Før du avslutter må du sørge for å få med alle kostnader og inntekter som skal være med i perioden. Dette kalles for periodisering eller tidfesting. Har du varer på lager må du foreta varetelling slik at varekostnaden for perioden blir korrekt.

Du skal dokumentere alle balanseposter av betydning. Det vil si at du må vise hva som ligger bak hver enkel saldo i balanseregnskapet ditt. Eksempelvis skal saldoen i regnskapet stemme med kontoutskriften fra banken.

Skattemelding

Alle næringsdrivende som er skattepliktig må sende inn skattemelding. Fristen for å levere skattemeldingen er 31.mai hvert år. Fra og med 2024 (inntektsåret 2023) må regnskapspliktige enkeltpersonforetak og alle selskaper sende inn via et regnskaps- eller årsoppgjørsprogram. Noen enkeltpersonforetak vil kunne levere skattemeldingen direkte på skatteetaten.no, men Skatteetaten oppfordrer alle næringsdrivende til å levere via et regnskaps- eller årsoppgjørsprogram.

Skatteetaten – innsending av skattemelding fra system

Årsregnskap

I tillegg til å sende inn skattemelding til Skatteetaten må alle som er regnskapspliktige også sende inn årsregnskap til Regnskapsregisteret. Siste frist for innsending er 31. juli for virksomheter som avslutter regnskapet per 31.12.

Brønnøysundregistrene om regnskapsplikt

Må jeg ha revisor?

Om du må ha revisor avhenger blant annet av hvilken organisasjonsform du registrerer og størrelsen på omsetningen. Enkeltpersonforetak er normalt kun bokføringspliktig og trenger ikke revisor. Aksjeselskap kan normalt velge å ikke ha revisor når omsetningen er på under 7 millioner kroner. Andre regnskapspliktige selskaper med over 7 millioner kroner i omsetning har i utgangspunktet plikt til å ha revisor.

Oppbevaring av regnskapsmateriale

Bilag og annet regnskapsmateriale skal som hovedregel oppbevares i 5 år. Velger du å oppbevare bilagene elektronisk kreves det at du tar sikkerhetskopi. Når du har tatt sikkerhetskopi av det elektroniske materialet kan du kaste papirene. Materialet må oppbevares på en måte som gjør at du på forespørsel kan skrive disse ut på papir i hele den lovpålagte oppbevaringsperioden.

Ønsker du å lære mer?

Skatteetaten arrangerer kurs tilpasset deg som nettopp har startet virksomhet. Kursene er gratis, og du kan følge enten digitale webinarer eller fysiske kurs i Oslo. 

Skatteetaten har også laget opplæringsfilmer som går gjennom mange av temaene fra kurset. Disse kan du ha nytte av når du for eksempel skal betale skatt, registrere merverdiavgift eller sende inn skattemelding

Skatteetatens kurs for nye næringsdrivende