Oppbevaring av regnskapsmateriale

Primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon

Bokføringsloven skiller mellom primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon. Primærdokumentasjon benyttes som grunnlag for selve bokføringen. Sekundærdokumentasjon er gjerne tilleggsdokumentasjon med viktige opplysninger som ikke direkte fører til noen transaksjoner i regnskapet. Eksempel på sekundærdokumentasjon kan være en salgsavtale, en ordreseddel eller andre avtaler av betydning for virksomheten. 

I noen tilfeller kan også sekundærdokumentasjon bli vurdert som primærdokumentasjon som følge av at primærdokumentasjonen ikke inneholder nok opplysninger. Hvis du sender en faktura med følgende tekst: "Salg i henhold til avtale", vil også avtalen anses som primærdokumentasjon og må oppbevares like lenge som fakturaen. 

Primærdokumentasjon skal som hovedregel oppbevares i 5 år. Krav til oppbevaring av sekundærdokumentasjon er 3,5 år.

Bokføringsloven om oppbevaring

Bokføringsforskriften om oppbevaring

Regnskapsstiftelsen – NBS 1 – sikring av regnskapsmateriale

Oppbevaring primærdokumentasjon – 5 år

Som primærdokumentasjon anses blant annet: 

• Bilagene som danner grunnlag for selve bokføringen (inngående faktura, utgående faktura, kasseoppgjør, bankbilag, lønnsbilag og lignende)
• Spesifikasjoner av pliktige regnskapsrapportering (kontospesifikasjon, kunde- og leverandørspesifikasjon mv.) 
• Dokumentasjon av balansen 
• Årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering 
• Årsberetning 
• Revisjonsberetning 
• Nummererte brev fra revisor

Oppbevaring sekundærdokumentasjon – 3,5 år

Som sekundærdokumentasjon anses blant annet: 

• Avtaler av betydning for bedriften
• Brev og annen informasjon som gir vesentlig tilleggsinformasjon til bokførte bilag
• Utgående pakksedler og ordresedler 
• Prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift
• Personalliste, når det er et krav å føre dette (for eksempel frisører og serveringssteder).

Noen særkrav – lengre oppbevaringstid

Noen bransjer og transaksjoner er pålagt lengre oppbevaringstid. Prosjektregnskap i bygge- og anleggsbransjen og kunde- og leverandørspesifikasjoner i banker må for eksempel oppbevares i ti år.  Bokføringsforskriften gir en oversikt over tilleggsbestemmelser og særregler for de næringer og bransjer det gjelder.

Bokføringsforskriften - om tilleggsbestemmelser og særlige regler for enkelte næringer og bransjer

Elektronisk oppbevaring

Velger du å oppbevare bilagene elektronisk kreves det at du tar sikkerhetskopi av materialet. Det skal til enhver tid foreligge en oversikt over hvilket materiale som er sikkerhetskopiert og hvor ofte sikkerhetskopiering gjennomføres. Oversikten skal også si hvor originalen og sikkerhetskopien oppbevares. 

Bilag som i utgangspunktet er på papir, men som du skanner og overfører til elektronisk medium skal oppbevares inntil det er tatt sikkerhetskopi. Papirdokumentasjon som er skannet kan du altså kaste først når du har tatt sikkerhetskopi av det skannede materialet. 

Det er viktig at du oppbevarer bilagene på en måte som gjør at du på forespørsel kan skrive disse ut på papir i hele den lovpålagte oppbevaringsperioden. 

Elektronisk tilgjengelighet

Bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk skal være tilgjengelig elektronisk i 3,5 år etter regnskapsårets slutt.

Regnskapsstiftelsen – NBS 3 – Elektroniske tilgjengelighet i 3,5 år

Oppbevaring i utlandet

Du kan oppbevare elektronisk regnskapsmateriale i Danmark, Finland, Island og Sverige hvis du melder fra om dette til Skatteetaten. Du trenger ikke søke om det. Dette under forutsetning av at det er elektronisk tilgjengelig og kan skrives ut på papir i Norge hele oppbevaringstiden. Papirbasert regnskapsmateriale må oppbevares i Norge.

Ønsker du å oppbevare elektronisk regnskapsmateriale utenfor Norden, må du søke særskilt om dette til Skatteetaten.

Bokføringsforskriften om oppbevaring av elektronisk regnskapsmateriale i andre EØS-land

Skatteetaten om oppbevaring av elektroniske regnskapsmateriale i andre EØS-land

Ansvarlig for oppbevaringen

Dersom du velger å la andre oppbevare bilagene for deg, er det likevel du som er ansvarlig for at oppbevaringen skjer etter bokføringsreglene.